13. ದೂರುಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ವಿಲೇವಾರಿ

• ಕೆಳಗಿನ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್ ಪ್ರಕಾರ VO ಮೂಲಕ ಈ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲಾದ ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ದೂರನ್ನು ಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:

ದೂರು ಸಂ.	ರಶೀದಿಯ ದಿನಾಂಕ	ಹೆಸರು, ಸಂಬಂಧ, ವಿಳಾಸ, ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳು ಮತ್ತು ದೂರಿನ ವಿಧಾನ ಸೇರಿದಂತೆ ದೂರಿನ ಮೂಲ	ದೂರು ಸಲ್ಲಿಸಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ(ಗಳ) ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಹುದ್ದೆ/ಸಂಬಂಧ	ಫೈಲ್ ಉಲ್ಲೇಖ ಸಂಖ್ಯೆ.	ದೂರಿನ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಸಾರಾಂಶ	ಕ್ರಮ ಕೈಗೊಂಡಿದೆ	ಕ್ರಿಯೆಯ ದಿನಾಂಕ	ಟೀಕೆಗಳು

• ದೂರು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಸಾಕಷ್ಟು ಪುರಾವೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ ಎಂದು VO ಗೆ ತೃಪ್ತಿ ಇದ್ದರೆ, ಮುಂದೆ ಹೇಳಿದಂತೆ ಮುಂದಿನ ಕ್ರಮವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ.
• VO ದೂರು ಅಸ್ಪಷ್ಟ, ಅಪೂರ್ಣ, ಅಸ್ಪಷ್ಟ ಅಥವಾ ಸಾಕಷ್ಟು ಪುರಾವೆಗಳು ಅಥವಾ ನಿರ್ದಿಷ್ಟತೆ ಇಲ್ಲದೆ ಕಂಡುಬಂದರೆ, ಅದನ್ನು ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ನಲ್ಲಿ 'ರಿಮಾರ್ಕ್ಸ್' ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ಮುಂದಿನ ಕ್ರಮಕ್ಕಾಗಿ ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
• ದೂರನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಒಂದು ವಾರದೊಳಗೆ, VO ಅವರು ದೂರಿನಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಲಾದ ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳ ಪ್ರಕಾರ ದೂರಿನಲ್ಲಿ ಹೆಸರಿಸಲಾದ ದೂರುದಾರರಿಗೆ ಔಪಚಾರಿಕ ಸಂವಹನವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕು, ಹೆಸರಿಸಲಾದ ದೂರುದಾರರು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ದೂರುದಾರರೇ ಎಂದು ದೃಢೀಕರಿಸಲು ಕೇಳುತ್ತಾರೆ.
• ದೂರಿನಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿರುವ ವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ VO ಯಿಂದ ಸಂವಹನವನ್ನು ತಲುಪಿಸಿದ ನಂತರ ಒಂದು ವಾರದೊಳಗೆ ಯಾವುದೇ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಮೇಲಿನ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯು ನಕಾರಾತ್ಮಕವಾಗಿದ್ದರೆ, ದೂರನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿನ ತನಿಖೆ ಅಥವಾ ವಿಚಾರಣೆಗೆ ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
• ಮೇಲಿನ 'd' ಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯು ದೃಢವಾಗಿದ್ದರೆ, VO ಅವರು ವಿಷಯವನ್ನು ತನಿಖೆ ಮಾಡಲು ಸೂಕ್ತ ವಿಚಾರಣಾ ಅಧಿಕಾರಿಯನ್ನು ನೇಮಿಸುತ್ತಾರೆ.
• ವಿಚಾರಣಾ ಅಧಿಕಾರಿಯು ಸ್ವತಂತ್ರ ವಿಚಾರಣೆಯನ್ನು ನಡೆಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿದಾರ, ಆರೋಪಿ ಅಥವಾ ಯಾವುದೇ ಇತರ ವ್ಯಕ್ತಿಯಿಂದ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಘಟಕದಿಂದ 'ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ' ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಬಹುದು ಅಥವಾ ಬೇಡಿಕೆಯಿಡಬಹುದು.
• ತನಿಖಾಧಿಕಾರಿಯು ಒಂದು ತಿಂಗಳೊಳಗೆ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ವರದಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಂಪ್ಲೈಂಟ್ ವಿರುದ್ಧ ವಿಚಾರಣೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು ಅವರನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸಿದ ದಿನಾಂಕದಿಂದ ಮೂರು ತಿಂಗಳೊಳಗೆ ಅಂತಿಮ ವರದಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಅಸಾಧಾರಣ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಸಿಇಒ ಅವರು ಪ್ರಾಥಮಿಕ ವಿಚಾರಣೆಗಾಗಿ ಇನ್ನೊಂದು ತಿಂಗಳವರೆಗೆ ಅಥವಾ ಅಂತಿಮ ವಿಚಾರಣೆಗೆ ಇನ್ನೂ ಮೂರು ತಿಂಗಳವರೆಗೆ, ವಿಚಾರಣಾ ಅಧಿಕಾರಿಯ ಕೋರಿಕೆಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಮತ್ತು VO ಯ ಒಪ್ಪಿಗೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತಾರೆ.
• ಪ್ರಕರಣದ ಸತ್ಯಾಸತ್ಯತೆಯನ್ನು VO ಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುವುದು ವಿಚಾರಣಾ ಅಧಿಕಾರಿಯ ಕಾರ್ಯವಾಗಿದೆ.
• ತನಿಖಾಧಿಕಾರಿ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ವರದಿ, ಆರಂಭಿಕ ದೂರು ಮತ್ತು ಒದಗಿಸಿದ ಅಥವಾ ಪತ್ತೆಯಾದ ಸಾಕ್ಷ್ಯವನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಿದ ನಂತರ, VO ಮುಂದಿನ ಕ್ರಮ(ಗಳಿಗೆ) ಸಿಇಒಗೆ ಸೂಕ್ತ ಶಿಫಾರಸ್ಸು ಮಾಡಬೇಕು.
• ಸಿಇಒ, ಪ್ರತಿಯಾಗಿ, ವರದಿಯು ಅನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ದುರ್ನಡತೆ ಅಥವಾ ತಪ್ಪಿನ ಯಾವುದೇ ದೃಢವಾದ ಪುರಾವೆಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗದಿದ್ದರೆ ಯಾವುದೇ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕ್ರಮವಿಲ್ಲದೆ ದೂರನ್ನು ಮುಚ್ಚಲು VO ಯನ್ನು ಕೇಳಬಹುದು. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಸಿಇಒ ಸೂಕ್ತವಾದಲ್ಲಿ ಈ ನೀತಿಯೊಳಗೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಸೂಕ್ತ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಅಧಿಕೃತಗೊಳಿಸಬಹುದು.
• ಸಿಇಒ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪ್ರಕರಣದ ಸತ್ಯಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪ್ರಕರಣದಲ್ಲಿ ಸೂಕ್ತ ಕ್ರಮವನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ.
• ಪ್ರತಿ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ದೂರಿನ ಸ್ವೀಕೃತಿಯಿಂದ ಅದರ ಅಂತಿಮ ವಿಲೇವಾರಿಯವರೆಗೆ, VO ಅವರು ಸಿಇಒಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಆಯಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತಾರೆ.
• ನ್ಯಾಯೋಚಿತ, ತಟಸ್ಥ ಮತ್ತು ವಸ್ತುನಿಷ್ಠ ವಿಚಾರಣೆಯನ್ನು ನಡೆಸಲು, VO ವಿಚಾರಣೆಯ ಮೊದಲು ಅಥವಾ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಬಹುದು ಮತ್ತು CEO ಅವರ ಅನುಮೋದನೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟು ಅದನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬಹುದು. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಂದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿ(ಗಳ) ವಿಘಟನೆ, ಆವರ್ತಕ ವಿಮರ್ಶೆಗಳು ಅಥವಾ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನಗಳನ್ನು ಮುಂದೂಡುವುದು ಅಥವಾ ವರದಿ ಮಾಡುವ ಸಾಲುಗಳು ಅಥವಾ ರಚನೆಯನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವುದು, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ದೂರುದಾರರು, ಆರೋಪಿಗಳು, VO ಮತ್ತು ವಿಚಾರಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಇವುಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು ಆದರೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ ಅಧಿಕಾರಿ.
• ಪ್ರಮಾಣಿತ ವರದಿ ರಚನೆಯ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ವಿಜಿಲೆನ್ಸ್ ನೀತಿಯ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ, ಪ್ರತಿ ವಿಚಾರಣಾ ಅಧಿಕಾರಿಯು VO ಮತ್ತು VO ಗೆ ಅನುಕ್ರಮವಾಗಿ ನೇರವಾಗಿ CEO ಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ.
• VO ಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ವಿಚಾರಣೆಯ ಫಲಿತಾಂಶವನ್ನು ದೂರುದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು, ಅದರ ಮುಕ್ತಾಯದ ದಿನಾಂಕದಿಂದ ಒಂದು ವಾರದೊಳಗೆ, ಅಂದರೆ. ದೂರು ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಿಇಒ ಅವರ ಅನುಮೋದನೆಯೊಂದಿಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡ ಕ್ರಮಗಳ ದಾಖಲೆ.